Skap kultur for tilbakemeldinger!
En tilbakemelding er et utsagn som har til hensikt å forsterke eller forandre et annet menneskes atferd. Med å forsterke menes å få vedkommende til å gjøre mer av det samme, fordi det er bra og fungerer godt.
Dersom du ønsker å bli bedre, er det en forutsetning at du får tilbakemeldinger. Du må få bekreftet det du gjør bra, og du må få innspill til hva du skal gjøre enda bedre. Og til hva du eventuelt ikke må gjøre. Da må du være flink til å ta i mot tilbakemeldinger og til å søke målrettede tilbakemeldinger.
Dersom du ønsker å gjøre andre bedre, og det er jobben til ledere og trenere (og foreldre), må du være dyktig til å gi og ta tilbakemelding.
Når medarbeidertilfredshet måles i ulike organisasjoner, er ofte punktet tilbakemeldinger et av punktene som medarbeiderne gir lavest score på. Det er menneskelig å ønske tilbakemelding, både i form av ros og anerkjennelse og i form av konstruktive forbedringsforslag. De aller fleste av oss ønsker å gjøre en god, eller enda bedre, jobb, og vil utvikle oss.
Da blir det en sentral oppgave for ledere og medarbeidere å etablere en kultur for tilbakemelding.
Hvem kan vi få tilbakemeldinger fra?
Hovedsakelig fra de som er oss nærmest; leder, kolleger, familiemedlemmer, venner og trenere. En annen hovedkilde for tilbakemelding er deg selv. Det betyr tilbakemelding basert på selvobservasjon. Kombinasjonen selvobservasjon og selvkorrigering kjennetegner de aller beste, enten de er ledere, medarbeidere, idrettsutøvere eller foreldre.
Hvordan skal du gi tilbakemeldinger?
For det første: For at tilbakemeldingen skal være konstruktiv, må vi på forhånd ha blitt enige om hvordan oppgaven skal utføres. Hvordan skal et møte være, hvordan skal en salgssamtale forløpe, hvordan skal en kunde behandles, eller hvordan skal en kamp spilles, om du er trener for et lag. Det kaller jeg å lage en mal.
En tilbakemelding virker best om den er ønsket av den som får den. Derfor bør du «berede grunnen» for tilbakemeldingen, slik at den ikke kommer plutselig på mottakeren. Snakk på forhånd om hvorfor tilbakemeldinger er viktige og forklar gjerne hvordan du vil gå frem for å gi tilbakemelding. Samtidig bør du invitere til tilbakemelding til deg selv, slik at andre får mulighet til å si hva de mener om din atferd.
Hvis du avtaler på forhånd hvilke ferdigheter som er i fokus for tilbakemeldingen, vil tilbakemeldingen være enda mer konstruktiv og nyttig.
I en formell setting etter et møte eller en kundesamtale (eller etter en trening, kamp eller konkurranse, om du er trener), kan du med hell følge denne malen for tilbakemelding:
- Spør om hva den andre er fornøyd med. Be om mest mulig konkrete og presise svar. Spør etter ting som er viktig for kvaliteten i arbeidet. Spør om hva den andre synes hun eller han gjorde bra i forhold til malen for oppgaven.
- Gi uttrykk for det du synes at den andre gjorde bra. Referer til mal. Vær konkret.
- Spør den andre om hva han eller hun tenker kunne ha vært utført enda bedre. Drøft alternative måter å løse oppgaven på. Spør målrettet etter atferd som er viktig for kvaliteten i arbeidet/oppgaven.
- Gi uttrykk for det du synes at den andre burde gjøre annerledes og bedre. Referer igjen til malen for oppgaven.
Hovedpoengene med å spørre om den andres vurdering (pkt 1 og 3 over) å å skape refleksjon om egen atferd og dermed øke ferdighetene i selvobservasjon. På den måten fremmer vi selvstedige individer, som kan forbedre seg selv.
Merk deg også at kvalitet i pkt 2 og 4 forutsetter at du har vært dyktig til å registrere nøyaktig det som ble sagt og gjort. I tillegg bør du ha notert momenter og utsagn, slik at du kan gjengi så nøyaktig som mulig det som skjedde.
Hvis du over tid bruker denne malen for tilbakemeling, vil det bidra til en kultur for tilbakemelding i din organisasjon. Og hvis du er leder og ønsker en kultur for tilbakemelding, må du etterspørre tilbakemelding på din egen atferd, fortrinnsvis gitt etter samme mal.
I en senere blogg kommer jeg tilbake med fler konkrete tips for å gi og motta tilbakemeldinger.
Lykke til!
