5 suksesskriterier i forhandlinger.
Noen forhandler sjelden. Andre forhandler ofte. Og kanskje er det noe som forhandler for ofte? Les videre, og du finner suksessoppskriften for forhandlinger. Noen enkle momenter; ingen rakettforskning. Men det skjuler seg krevende ferdigheter og praksis bak momentene. Og du må trene!
1. Skal jeg forhandle, eller finnes det andre og bedre måter å løse uenigheten på?
Dette er en viktig og vanskelig vurdering. Poenget er at hvis du skal forhandle, så skal du gjøre det ordentlig. Det er bedre å forhandle sjeldnere og skikkelig enn ofte og med dårligere kvalitet. Ordentlige forhandlinger krever at du investerer tid i forberedelser, selve forhandlingene og i etterarbeid. Og da må du vurdere: Er dette forhandlings-spørsmålet verdt den innsatsen eller ikke? Eller er det andre og enklere måter å løse uenigheten på?
Det finnes en rekke alternativer til å forhandle. I farten kan vi nevne å godta eller å forkaste. Å bruke makt for å tvinge gjennom sin løsning. Makt kan være basert på f.eks markedsmakt eller autoritet. I noen tilfeller kan man overlate beslutningen til en domstol, enten i det ordinære rettsapparatet eller i en voldgift. Av og til kan partene og saken være tjent med en mekler. Et alternativ, som mange riktignok kaller å forhandle, er å kjøpslå. Det vil si at vi bare har én forhandlings-variabel. Svært ofte er det pris, og da kaller vi alternativet pruting. Et kjapt kompromiss kan også være et alternativ, men det forutsetter en viss dialog mellom partene.
Du må i hvert enkelt tilfelle vurdere om et av disse alternativene er bedre enn å forhandle.
2. Forberedelser
Det er med forhandlinger som med det meste annet her i livet: Er du godt forberedt oppnår du større suksess. Du må kjenne egen organisasjon, egne kalkyler og egne sterke og svake sider. Du må vite hvilke alternativer du har. Er brudd et alternativ? Hvilket mandat har du? Hvem skal du forhandle sammen med, og hvilke roller skal den eller de ha? Hva ønsker jeg å oppnå i denne forhandlingen? Hva er viktigst for meg/oss? Hvordan er maktforholdet mellom partene? Hvem er mest avhengig av hvem?
Du må sette deg inn i motpartens situasjon. Hva er viktig for dem? Hvor viktig er du for motparten? Har motparten andre alternativer, og i så fall hvilke? Hvem er personen(-e) du skal møte? Hvilken relasjon har jeg til motparten? Stoler jeg på motparten?
På kurs i forhandlingsteknikk med Involvèr! går vi gjennom omfattende sjekklister for forberedelser til forhandlinger.
Dersom forhandlingssituasjonen dukker opp med lite tid til forberedelser, bør du forsøke å kjøpe deg tid til forberedelser ved å utsette forhandlingen. Hvis du f.eks blir oppringt uten forvarsel, og motparten ønsker å forhandle med deg, må du ikke starte forhandlingene der og da!
3. Struktur
En god forhandler jobber strukturert i forberedelsene. Forbereder en god agenda og følger den. Avklarer roller og oppgaver innen forhandlingsteamet, og sørger for at alle i teamet gjør som avtalt.
Du må ha en godt planlagt taktikk; du må ha tenkt igjennom rekkefølgen på gode spørsmål eller argumenter.
Du må ha struktur i etterarbeid, som referat/protokoll, oppfølging, evaluering osv.
4. Kommunikasjon
Hvordan du formulerer deg er viktig! Bruker du ordet ”i utgangspunktet”, forteller du at du er forhandlingsbar. Hva betyr ord og formuleringer som ”på en måte”, ”ganske vikitg”, ”liksom”, ”egentlig” og andre svekkende ord og uttrykk (moderatorer)? Du og jeg bruker slike ord helt ubevisst, og de oppfattes både bevisst og ubevisst av din motpart. Hvordan oppfatter motparten uttrykk som ”useriøst”, ”utrolig” og ”hårreisende”? Kan de virke provoserende, uten at du har ment det slik?
En god forhandler veksler mellom å gi informasjon (for eksempel fortelle, forklare, argumentere og stille krav) og søke informasjon (for eksempel spørre, lytte, holde munn, tolke non-verbal kommunikasjon). Hvor flink er du til å veksle mellom å gi og å søke info?
Hvor flink er du til å stille spørsmål? I kursene i forhandlingsteknikk hos Involvèr jobber vi frem en spørsmålsbank, ofte med 35 – 50 gode spørsmål som er aktuelle å stille i en forhandling. Og hvor flink er du til å lytte, både når du har stilt et spørsmål og ellers i forhandlingen? Svært ofte er vi så opptatt av hva vi skal si selv at vi glemmer å lytte til svaret motparten gir. Viser du interesse for den andre part, og fremstår du som troverdig? Klarer du å si bare det som er nødvendig, og deretter holde munn? Tåler du stillhet, og vet du å utnytte den makten som ligger i stillhet?
Hvordan kler du deg? Hva slags klokke har du? Parfyme? Frisyre? Sko? Veske? Briller? Bil? Alt tolkes av din motpart, bevisst eller ubevisst. Er du bevisst på hvilke signaler du sender?
Vi kan ikke ”ikke-kommunisere”. For å bli tryggere på deg selv, må du få tilbakemeldinger på hvordan andre oppfatter deg.
5. Trening
Vil du ha suksess i forhandlinger, må du trene! Husk at det er tre forutsetninger for å få utbytte av treningen:
- Du må ha et mål (ferdighetsmål, ikke resultatmål)
- Du må ha en mal (en beskrivelse av riktig atferd/ferdighet)
- Du må få tilbakemelding (fra andre og/eller fra deg selv)
Uten trening blir du ikke bedre. Det kan du lese mer om i mitt blogginnlegg ”Slik blir du bedre”.
Sett forhandlingstrening i system i din organisasjon!
Ønsker du å oppnå suksess i forhandlinger – ta kontakt!
