Du kjenner deg sikkert igjen i denne situasjonen: Du har lyst til å gi uttrykk for kritikk. Du er veldig uenig med en annen person. Du ønsker å forhandle med flere forhandlingsvariabler med en leverandør eller en kunde. Eller du har akkurat mottatt en e-post med kritikk eller uenighet, og du setter deg til tastaturet for å skrive en e-post. Eller for å svare på e-posten med kritikk. Da kommer mitt ene råd:

Ikke skriv den e-posten!

E-post er flott og effektivt til å formidle informasjon av ulik art. Og skal brukes til det. Men e-post er, som skriftlig kommunikasjon for øvrig (sms, brev, blogg, leserinnlegg), uegnet til å løse konflikter eller til å fremme eller besvare kritikk.

Vel og merke: den er uegnet hvis du ønsker å løse konflikten eller du ønsker å bruke uenigheten konstruktiv. Hvis du ønsker å eskalere uenigheten, eller bare ønsker å markere deg selv og din mening uten intensjoner om noen løsning, eller vil forverre relasjonen til den andre, er e-post utmerket.

Hvis du derimot vil ha en god relasjon, løse konflikten konstruktivt eller bruke en uenighet til å lære og utvikle, da må du ikke skrive e-posten, men…

PRATE!

Minimum er å ta en telefonsamtale. Enda bedre er å ta et møte, hvis det er praktisk mulig. Å snakke sammen er den eneste  fruktbare måte å løse uenigheter eller konflikter på. Og om du vil forhandle, må du også prate med motparten.

Hvorfor er det slik? Ved skriftlig kommunikasjon mister du all kommunikasjon utover det skrevene ord. Når vi prater sammen, får vi dynamikken i samtalen, vi får all non-verbal kommunikasjon, som treffer flere sanser. Når vi prater kan vi umiddelbart oppklare, forklare, teste forståelse og korrigere egne utsagn. Og det skrevne ord virker så uendelig mye sterkere, det er lagret for all fremtid, spesielt om det er digitalt (som jo en e-post er). Når vi sender en e-post vet vi ikke i hvilken modus mottaker er når han eller hun mottar den. Vi vet ikke hvordan e-posten tolkes av mottaker, og vi har ikke muligheten til å teste forståelsen umiddelbart. Du vet ikke hvem han eller hun konfererer med før du får en respons på e-posten du sendte. Eller du får ingen respons eller svar. Hva betyr det? Og kanskje blir e-posten videresendt til andre, som igjen tolker og dømmer uten kommunikasjon med deg.

Så bruk e-post til det den er egnet til: Dele informasjon.

Og hvis du skal forhandle, drive kreative prosesser, løse uenigheter eller konflikter: Prat sammen! Og etter at dere har pratet sammen bør hovedpunkter og konklusjon skrives ned – gjerne i en e-post!