Møter er ofte nødvendige for å få gode beslutninger, god involvering og god fremdrift. Men mange opplever at det er for mange møter, at de bruker for mye tid i møtene og at møtene delvis er bortkastede. Og da kan både medarbeidere og ledere lett begynne å lure på om møtene er formålstjenelige for organisasjonen. Å bli bedre i møter er et relativt enkelt og hurtig tiltak for å øke effektiviteten i organisasjonen.
Hvis du følger noen av tipsene under, vil du få flere konstruktive og nyttige møter i din organisasjon. Og kanskje færre møter? Tipsene gjelder for ”vanlige” møter, som arbeidsmøter, prosjektmøter, avdelingsmøter og lignende. For styremøter, generalforsamlinger og lignende formelle møter gjelder det delvis noe andre regler og tips i tillegg.
Et godt møte begynner med gode forberedelser! Du må tenke igjennom blant annet
- Er det nødvendig med møte?
- Kan ett eller flere av de aktuelle temaene behandles bedre enn i et møte?
- Hva er målet med møtet, og med hver enkelt sak? Å informere? Å involvere? Å drøfte? Å være kreativ? Å beslutte? Eller en kombinasjon av disse målene? Ulike mål kan kreve ulike forberedelser og ledelse.
- Hvem skal være med?
- Og må alle være med på alle punktene på agendaen?
- Hvor lang tid har vi? Hvor lang tid trenger vi?
- Hva skal stå på agendaen? Når er møtestart og møteslutt?
- Skal vi ha med eventuelt som eget punkt på agendaen? Hvorfor? Hvorfor ikke? Skal vi forutsette at saker til eventuelt skal meldes til møteleder for forhånd?
- Tidsdisponering av agendaen?
- Hvor lang tid trenger vi på hver sak?
- Hvordan skal hver enkelt sak forberedes med analyser, utredninger, kalkyler , forslag til vedtak osv?
- Hvem skal være møteleder?
- Hvem skal skrive referat?
- Hva skal referatet brukes til? Hvem skal få det?
God møteledelse er avgjørende for et godt møte. For det første: Møtet skal starte presis! De som kommer for sent skal gå glipp av noe. De kan sågar gå glipp av å være med på en viktig beslutning på første sak. Da kommer de nok punktlig til neste møte!
Møtet skal også avsluttes punktlig. Det virker disiplinerende på deltakerne i møtet, og deltakerne vet at de kan planlegge andre aktiviteter etter møteslutt.
En god møteleder styrer møtet ved hjelp av agenda og tidsdisponering. Han eller hun sørger for at alle følger agendaen. Utenomsnakk og gjentagelser stoppes høflig og myndig. Tiden som er avsatt til de enkelte sakene respekteres. En god møteleder involverer også de som ikke er aktive, ved å be om deres synspunkter og innspill. Møteleder fører og bruker taleliste. Å skille mellom innlegg og replikk høres kanskje stivt og formelt ut, men gir orden i diskusjonen og bidrar sterkt til effektiv bruk av tiden. Møteleder oppsummerer diskusjonen og foreslår selv en beslutning/vedtak, eller ber andre om å gjøre det. I mindre møter kan møteleder selv være referent, men i møter med flere/mange deltakere bør ikke møteleder være referent. Det er for øvrig ofte smart å føre referatet løpende, og vise det på lerretet ved hjelp av projektor. Da kan formuleringer korrigeres umiddelbart, og referatet er klart når møtet er ferdig.
Møtedeltakere må disiplinere seg på å holde seg til agendaen, respektere talelisten, ikke gjenta seg selv eller andre, ikke snakke i munnen på hverandre. Og gode møtedeltakere stiller godt forberedt! Og da må de selvfølgelig ha fått innkalling, agenda og eventuelle underlag/utredninger og lignende i god tid.
En annen viktig del av god møtekultur er at møtet er slutt når møtet er slutt. Det er illojalt og ineffektivt å fortsette diskusjonen i korridorene når beslutningen er tatt. Da skal energien brukes på å gjennomføre beslutningen!
For å bli bedre på møter, er det viktig å investere tid i evaluering av møtene. De siste minuttene bør brukes til en åpen evaluering av møtet, ved å trekke frem det som var bra med dette møtet og diskutere hva som kan gjøres bedre på kommende møter.
Husk:
- Forberedelser!
- Møteledelse!
- Skap god møtekultur!
Lykke til med bedre møter!
Les mer om møteledelse og -effektivitet
